KINNITAN

Veera Suits

direktor

08.08.2007.a.

KALLASTE KESKKOOLI ASJAAJAMISEKORD

Kinnitatud Kallaste Keskkooli direktori 08.08.2007 käskkirjaga nr 1-5/26

1. Üldsätted

1. Kallaste Keskkooli asjaajamisekord sätestab:

1. asutuse asjaajamiseperioodi;

2. asutuse dokumendiringluse korra ja skeemid;

3. dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise korra;

4. registreerivate dokumentide liigid, registreerimise korra ja dokumentidse tähistuste (indeksite) süsteemi;

5. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;

6. dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise korra;

7. koolisisese dokumentide kooskõlastamise korra;

8. asutusesisese dokumentide teatavakstegemise korra;

9. dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise korra;

10. dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korra;

11. vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korra;

12. dokumentide hoidmise ja hävitamise korra;

13. töötaja töölt vabastamise või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise korra;

2. Kallaste Keskkooli ametlikuks

Elektroonposti aadressiks on kallastekool@hot.ee

Postiaadressiks on Kallaste, Oja 28, 60104 Tartumaa

Veebilehe aadressiks on www.kallastekool.edu.ee

3. Kallaste Keskkooli sideandmed on avalikustatud veebilehel. Kui Kallaste Keskkooli sideandmed muutuvad, avalikustatakse need vebilehel vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist. Kallaste keskkooli ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressil kasutamine vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.

4. Kallaste Keskkooli digitaalallkirja kasutamise tingimused sätestatakse direktori käskkirjaga.

5. Dokumendil on kohustuskikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid.

6. Dokumendil kohustuslikud rekvisiidid on:

1. dokumendi väljaandja nimi või nimetus;

2. dokumendi kuupäev;

3. tekst;

4. allkiri või allkirjad

7. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi rekvisiite:

1. Kallaste Keskkooli logo;

2. Väljaandmise koht;

3. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks: “KIIRE”, “ASUTUSESISESEKS KASITAMISEKS”, ...)

4. Adressaat;

5. Indeks (tähis)

6. Dokumendiliigi nimetus;

7. Kinnitusmärge;

8. Pöördimine;

9. Märkus lisade kohta;

10. Lisaadressaadid;

11. Kooskõlastusmärge;

12. Pitser (ainult paberikandjal dokumentidel);

13. Ärakiri, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral;

14. Koostaja või vastutava tähtaja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed;

15. muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamisek vajalikud rekvisiidid.

8. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

9. Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadevale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.

10. Dokumentide adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.

11. Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilisele asutusele, ametnike või töötajate grupile.

12. Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi

põhiadressaat ja lisaadressaadid.

13. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt

arusaadav ja võimalikult lühike.

14. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

15. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile.

16. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

1) dokumendi liigist;

2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;

3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja

jooksul;

5. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

1.17. Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad

olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga

seotud asjaajamise terviklikkus.

1. Kui dokument vormistatakse nii paberikandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus.

2. Dokumente registreeritakse sissetulevate ja väljaminevate kirjadena

vastavates registreerimis raamatutes.

3. Dokumendiregistrit peetakse digitaalset (vastavate tehniliste võimaluste avanemisel).

2. Kallaste Keskkooli asjaajamisperiood

2.1. Kallaste Keskkooli asjaajamisperioodiks on õppeaasta, mis algab 01. septembril

ja lõpeb 31. augustil. Kindla ülesandega töörühmadeasjaajamisperioodiks on

kogu nende tegevusperiood.

3. Kallaste Keskkooli dokumendiringluse kord.

3.1. Kallaste Keskkoolis eristatakse saabuvate – väljasaadetavate ja

sisedokumentide ringlust.

3.2. Kallaste Keskkooli dokumendiringlus:

• sekretär võtab vastu saabunud (postiga, arvutipostiga, käsipostiga, faksiga) posti

• sekretär teeb dokumendi esialgse läbivaatamise, otsustab, kas dokument kuulub

registreerimisele

• peale registreerimist suunab sekretär dokumendi läbivaatamiseks direktorile ja

õppealajuhatajale

• juhtkond vormistab dokumendi täitmise resolutsioonina, mis sisaldab:

• täitja nime,

• ettekirjutatava tegevuse,

• täitmise viisi, korra ja eeldatava tulemuse (vajadusel),

• tähtaja (vajadusel),

• resolutsiooni kirjutaja allkirja,

• resolutsiooni kirjutamise kuupäeva.

• sekretär edastab dokumendi täitjale lahendamiseks

• lahendatud dokument pannakse toimikusse vastavalt loetelule kronoloogilises

järjekorras

• asjaajamisperioodi lõppedes sekretär valmistab dokumendid ette säilitamiseks või

hävitamiseks koostades kas arhivaalide loetelu või hävitamisakti

4. Kallaste Keskkooli dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord.

4.1. Kallaste Keskkooli dokumendiplanke vormistatakse arvutis.

4.2. Dokumendiplankidele vormistatakse:

1) ametikirjad (väljasaadetavate kirjade originaalid, aktid, õigusaktid)

2) korraldavad dokumendid (käskkirjad, protokollid, õiendid, aktid jt mitteadresseeritavad dokumendid).

4.3. Plank on kooli direktoril, kellel on plangile dokumendi vormistamise õigus.

4.4. Üldplangile kantakse nimetus „Kallaste Keskkool”.

4.5. Kirjaplangil on lisaks Kallaste Keskkooli sideandmed.

4.6. plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse.

5. Kallaste Keskkoolis registreeritavate dokumentide liigid,

registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem.

5.1. Kallaste Keskkoolis registreeritavate dokumentide liigid on:

1) käskkiri

2) korraldus

3) protokoll

4) avaldus

5) saabunud ja väljasaadetud dokumendid

6) tõend

7) lõputunnistuse planketid

5.2. Dokument registreeritakse sekretäri poolt. Dokument registreeritakse saabumise

päeval. Saabunud dokumendid märgistatakse esimese lehe alumises

parempoolses osas saabumismärke templiga. Templi jäljendile on märgitud

saabumise kuupäev ja registreerimisnumber. Käsipostiga toodud või faksiga

saabunud dokumente käsitletakse nagu postiga saabuvaid registreerimisele

kuuluvaid dokumente.

5.3. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on

registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt

registreeritava dokumendi liigile.

5.4. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla

dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks.

5.5. Kallaste Keskkooli dokumendid tähistatakse (indeksid) vastavalt dokumentide

loetelus kinnitatud tähistuste süsteemile.

5.6. Kallaste Keskkooli dokumentide loetelu kinnitab kooli direktor oma käskkirjaga.

5.7. Dokumentide arvestus algab asjaajamise perioodi algul number ühest.

6. Kallaste Keskkoolis dokumentide või toimingutekohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu

6.1. Dokumendiregistris registreeritakse:

1) Kallaste Keskkoolile saabunud dokumendid ja Kallaste Keskkoolis väljasaadetud

dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või selle järgneval tööpäeval;

2) Kallaste Keskkooli koostatud ja allkirjastatud direktori käskkirjad nende

allakirjutamise päeval;

6.2. Raamatupidamisdokumente dokumendiregistrisse ei kanta.

6.3. Dokumendiregistrisse kantakse saabunud ja väljasaadetud dokumentide kohta

järgmised andmed:

1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud;

2. saabumise või väljastamise kuupäev;

3. mis viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti,posti,faksi või kulleriga või anti üle isiklikult)

4. dokumendi rekvisiidid;

5. dokumendiliik;

6. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.

6.4. Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse

dokumendiregistrisse ka avaliku teabe seadusest tulenev lahendamise või

vastamise tähtaeg ja töötaja nimi, kes vastuse koostab.

7. Kallaste Keskkoolis dokumentide läbivaatamiseks esitamise kord.

7.1. Registreeritud dokument antakse läbivaatamiseks kooli juhtkonnale (vastavalt

tööjaotusele) dokumendi saabumise päeval.

7.2. Juhtkonna otsus dokumendi lahendamise kohta kajastub resolutsioonis, mis

peab sisaldama:

1) täitjat (täitjaid) - esimesena märgitud isik on vastutav täitja (täitmise koordineerija),

2) täitmise ülesannet ja soovitavat tulemust (vajadusel),

3) täitmise tähtaega,

4) allkirja ja kuupäeva.

7.3. Resolutsioon kirjutatakse dokumendi tekstist vabale pinnale või

resolutsioonilehele, mis kinnitatakse dokumendi külge.

7.4. Dokument esitatakse resolutsioonis näidatud täitjale, mitme täitja puhul esimesele

täitjale.

7.5. Tähtaegset täitmist nõudvad dokumendid edastatakse allkirja vastu.

8. Koolisisese dokumentide teatavakstegemise kord

8.1. Koolisisesed dokumendid tehakse teatavaks infostendil.

8.2. Käskkirjad, mis sisaldavad personaalseid töökohustusi edastatakse

töötajatele allkirja vastu.

9. Kallaste Keskkooli dokumentide allkirjastamise ja ametliku

kinnitusega tõestamise kord

9.1. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena. Digitaaldokumendi ja

paberidokumendi vatuolu korral kehtib digitaaldokument.٭

9.2. Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberidokument ühel ajal.٭

9.3. Kuupäev märgitakse sõnalis-numbriliselt.

9.4. Dokumendi kuupäevaks märgitakse:

1) dokumendi allkirjastamise kuupäev;

2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev;

3) lepingu allkirjastamise kuupäev;

4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.

9.5. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise

kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.

9.6. Dokumentidele või nende kohta registreerimis raamatusse märgitavateks

kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad

kuupäevad.

9.7. Kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse

dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.

9.8. Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on üheks dokumendi kuupäevaks ja

kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.٭

9.9. Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu töötajad, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

* - hakkab kehtima, kui Kallaste Keskkooli tehnilised võimalused võimaldavad kasutada digitaaldokumenti ja allkirja.

10. Kallaste Keskkooli dokumentide avalikustamise, neile

juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord.

10.1. Kõik avalikuks kasutuseks olevad dokumendid avaldatakse terviktekstina

veebilehel.

10.2. Kallaste Keskkooli direktor võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu,

tunnistades teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

10.3. Vastavalt "Isikuandmete kaitse seadusele" ja "Avaliku teabe seadusele" on

asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud järgmised delikaatsed eraelulisi

isikuandmeid sisaldavad dokumendisarjad:

- personali isiklikud toimikud;

- majanduslike huvide deklaratsioonid;

- töövõimetuslehed;

- töölepingud.

10.4. Neile kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat alates nende loomisest või

saamisest.

10.5. Kallaste keskkooli siseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele

on juurdepääsuõigus riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikul oma

ametiülesannete täitmiseks. Seda teavet ei tohi edastada kolmandatele isikutele

juurdepääsupiirangu kehtestanud Kallaste Keskkooli loata.

10.6. Kallaste Keskkooli siseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud

dokumendile teeb dokumendi vormistaja suurtähtedega märke

«ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või kasutab selle lühendit AK.

Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale dokumendile tehakse märge

«ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS. SISALDAB ERAELULISI

ANDMEID» või kasutatakse selle lühendit AKEA. Märkele lisatakse selle

tegemise kuupäev ja juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäev.

11. Kallaste Keskkoolis vastust või lahendamist vajavate,

dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse

lahendamise kontrolli kord

11.1. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.

11.2. Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse

tõttu täita, siis teavitab Kallaste Keskkooli sekretär sellest teabenõudjat viie

tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks.

11.3. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude

registreerimisele järgnevast tööpäevast.

11.4. Kui Kallaste Keskkoolis on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe

väljaselgitamine on aeganõudev, võib Kallaste Keskkooli sekretär teabenõude

täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos

põhjendustega teatab sekretär teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.

11.5. Teabenõue loetakse täidetuks, kui:

1) teave on teabenõudjale edastatud;

2) teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele ja sellest on teabenõudjale

teatatud;

3) teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avalikustatud teabega.

11.6. Kallaste Keskkooli dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade

tähtaegse lahendamise kontrolli teostab kooli direktor.

12. Kallaste Keskkoolis dokumentide hoidmise ja hävitamise kord

12.1. Dokumendi andmeid säilitatakse senikaua, kui säilitatakse dokumenti.

12.2. Dokumente hoitakse vastavalt dokumentide loetelus märgitud kohtadele

(direktori kabinet, direktori asetäitja õppe- ja kasvatusealal kabinet, õpetajate

tuba)

12.3. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse koolis,

hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas “Arhiivi eeskirjaga”

12.4. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides

või muudes ümbristes, mille seljale või kaanele märgitakse kooli dokumentide

loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta

number.

12.5. Paberkandjal arhivaalid valmistatakse ette pikaajaliseks säilitamiseks.

Toimikud, mapid, karbid tähistatakse identifitseerimiseks vajalike andmetega.

12.6. Dokumentide hävitamine on vajalik, et neis sisalduv informatsioon ei satuks

kolmandate isikute kätte. Eesmärgiks on kaitsta inimesi, kes võivad andmete

väärkasutuse tõttu kannatada saada.

12.7. Hävitamisele kuuluvad järgmised andmekandjad:

1) dokumentide mustandid, dokumentide koopiad, arvuti väljatrükid, disketid, CD-d;

2) asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud dokumendid.

12.8. Arhivaale võib hävitada ainult hävitamisakti alusel.

12.9. Dokumente ei tohi hävitada rebimise või põletamise teel.

13. Kallaste Keskkoolis töötaja töölt vabastamise või töösuhte

peatumise korral asjaajamise üleandmise kord

13.1. Enne töölepingu lõpetamist või töölepingu peatumist tuleb asjaajamine üle

anda kooli direktorile .

13.2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmis- aktiga, mis

sisaldab:

1) üleandja käes lahendamisel olevate dokumentide loetelu,

2) tähtajaks täitmata dokumentide loetelu,

3) toimikute loetelu vastavalt toimikute (või dokumentide) loetelule.

13.3. KallasteKeskkooli juhtimise üleandmisel sisaldab akt lisaks eeltoodule

1) koosseisunimestikku, ettevõtte ja allüksuses töötavate isikute arvu;

2) pitsatite arvu, liike, asukohta ja andmeid pitsatite hoidmise eest vastutava

ametiisiku kohta;

3) juhi lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud korraldava dokumendi

ja ametikirja dokumendiregistri numbrit.

13.4. Direktori lahkumisel võtab asjaajamise üle direktori asetäitja õppe- ja

kasvatustöö alal.

13.5. Akt vormistatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine

vastuvõtjale. Akti kirjutavad alla

1) üleandja,

2) vastuvõtja ja

3) üleandmise juures viibinud isik.

13.6. Kui vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, koostab ta eriarvamuse, mis lisatakse

aktile. Vastavasisuline märge tehakse akti teksti allkirjadest allpool.